freeeでは、取引の自動登録ルールとして、仕訳の推測までにとどめる「推測する」か、実際に仕訳の登録まで実行する「登録する」のいずれかで設定することになります。
本記事のテーマはこの推測と登録のどちらがよいか、という点です。私は自分自身の経理でも、顧問先の多くでもfreeeを使って記帳しているので、その実体験なんかも交えながら考えてみます！が、先に結論をお伝えしておくと、以下の通りです。
- 経営管理や業績管理を重視するなら「推測する」、効率性を重視するなら「登録する」
- 事業主以外の第三者が記帳しているなら「推測する」がオススメ
- 事業主自身が記帳しているなら「登録する」がオススメ
自動登録ルールは「推測する」と「登録する」のどちらがよいか？
「推測する」と「登録する」のメリット・デメリット
「推測する」と「登録する」の大きな違い(メリット・デメリット)は、以下の通りです。
- 取引内容を毎回確認するので、取引内容やお金の流れを掴める。
- 自動登録ルールのメンテナンスをする機会が持てる。
- 仕訳登録の手間がかかる（ワンクリックだけど）
- 自動で仕訳が登録されるので作業的にはめっちゃ楽（完全自動化も可能）
- 取引内容を確認する機会が減るので、取引内容やお金の流れを掴みにくい。
- 自動登録ルールが陳腐化しやすい。
推測と登録でメリット・デメリットが対の関係にあります。
どちらの方法でも一長一短があるので、どちらが正解という訳でもありませんが、経営管理や業績管理を重視するなら「推測する」、効率性を重視するなら「登録する」が良いというのは言えるかと思います。
事業主以外の第三者が記帳しているなら「推測する」がオススメ
上記のメリット・デメリットから考えると、利用している環境によってはこっちがオススメというのがあります。
税理士や経理部の方など、お金の管理を直接していない方が記帳している場合には、「推測する」をオススメします。なぜなら、「登録する」にしておくと、勝手に仕訳が登録されていくので、取引内容やお金の流れがつかみにくくなるからです。推測にとどめておけば、仕訳の登録作業の過程で内容を確認することになるので、取引の都度内容の把握が可能です。
また、自動登録ルールというのは陳腐化していく部分もあるので、取引登録のタイミングで自動登録ルールのメンテナンスをすることが出来ます。登録にしておくと、なかなか自動登録ルールをメンテナンスしようとは思えないかと思います。
事業主自身が記帳しているなら「登録する」がオススメ
他方で、お金の管理をしている事業主が自分で記帳もしている場合には、「登録する」をオススメします。
なぜなら、お金の流れや取引内容は自分でだいたい把握しているので、わざわざ取引登録時に内容を確認する必要もそこまでないからです。それよりも、記帳作業の効率性を重視して登録にしておいた方がベターかなと個人的には思います。
仕訳ルールのメンテナンスにしても、そこまで仕訳内容を完璧にしておかなくても、ある程度内容は把握しているので、いざとなれば補足説明も可能かと思います。事業主自身で記帳をしている場合には、基本忙しい方が多いと思いますので、記帳業務の効率性を重視して、登録にしておく方が全体として良いかなという考えです。
とはいえ、しっかり記帳したいという場合や、取引内容も都度確認したいという場合には、事業主自身が記帳していても、「推測する」にしておいても全然問題はありません。
まとめ
ちなみに、私自身は、顧問先の自動登録ルールは「推測する」、自分の経理の自動登録ルールは「登録する」にしています。
以上、参考になりましたら幸いです。