自分のコンサル会社（株式会社）の定款が出来たので、先週の金曜日に公証役場で内容の事前確認をしてもらいました。
本記事では、定款の事前確認についてや、実際に事前確認してきた感想をお伝えします！
定款の事前確認とは？
事前確認が必要となる理由
株式会社の場合は、作成した定款について公証人の認証が必要になります。（合同会社の場合は不要です）
この認証では、定款の内容や文章に問題がないかどうかを確認してもらうことになるのですが、ぶっつけ本番で認証してもらおうとすると、不備などがあった場合に何度もやり取りが発生してしまうため、基本的には事前確認のステップを踏むことになっています。
事前確認の方法は持参・メール・FAX
事前確認の方法としては、直接持ち込みする方法とメールやFAXなどでやり取りする方法がありますが、公証役場によって変わるかもしれないので、事前確認をしてもらう公証役場のHPなどを確認して、どのような方法で事前確認をしてもらうかは確認しておくとよいかと思います。
ちなみに、私が行った神田公証役場では、持参・メール・FAXいずれも対応しており、電話でどの方法がよいか聞いてみたのですが、「直接来た方が気になることなど色々聞けますよ」とアドバイスをいただいたので、私は直接公証役場に行きました。
慣れている人であれば、メール等でやり取りされているそうです。おそらく司法書士などの専門家は基本メール等でやっているのかなと思いますが、初めて定款認証を受ける方とかであれば、直接行った方が安心かなと思います。
事前確認の料金（無料）と必要な持ち物
事前確認には特に料金はかかりません。持ち物としては、下記があればよいかと思います。
- 作成した定款を紙に打ち出したもの２部（自分用と公証人用）
- 免許証などの身分証明書（※1）
- 個人実印の印鑑証明書（定款記載の発起人の住所確認用）
- ノートなどのメモするもの（スマホでも可）（※2）
（※1）私の場合は「定款認証の本番時に使うため」ということで免許証の写しをその場で取られました。事前確認の段階では必須ではないかもしれませんが、他にも本人確認等で使うことがあるかもしれないのであった方が良いかと思います。
（※2）事前確認では、定款認証の本番や今後の流れなどについても軽く打ち合わせるをすることになるので、ノートなどのメモをするものがあればよいかもしれません。スマホのメモ機能でも十分かと思います。定款の認証手続きは、初心者には結構難しい内容なので、聞き間違いや漏れで後々困らないようにしておきましょう。
定款の事前確認の実際の流れや感想
事前確認の流れと結果について
私が直接公証役場に行って、事前確認をしてきた流れをご説明します！
私は事前確認の方法を電話で聞いたときに、「直接来てもらっていいですよ」と言われたので、特に予約などはせず、準備が出来次第行きました。
初めてなんですけどー、、、といった感じで受付の人に上記をお伝えすると、「はい、分かりましたー。お呼びしますのでお待ちくださいね」といった感じで対応して頂きました。
5分くらい待っていると、名前を呼ばれて公証人がいる席まで案内してもらいました。公証人の方に、簡単に用件を伝えるとともに、事前確認してほしい定款（予め紙に打ち出しています）を渡すと、「では内容拝見しますので席でお待ちください」といった感じで言われ、もといた待合席に戻ります。
内容を確認して頂いた結果、「内容には特に問題ありません」ということで事前確認は完了です。
その後、今後の認証手続きの流れや認証日をいつにするかなどの打ち合わせを軽く行いました。
また、私の場合は、その時に「実質的支配者となるべき者の申告書」も記載しました。これはマネーロンダリング等の関係で2018年11月から必要となった手続きです。氏名や住所などを書くだけなので難しいことはありません。
以上で、事前確認は完了です。私の場合は電子定款で進めているため、オンラインで申請手続きを行った後にまた公証役場に来て認証手続きの本番を迎えることとなります。
公証役場は独特な雰囲気だけど皆さん親切だった！
公証役場は役所のような雰囲気もありつつ、民間会社のような雰囲気もありつつ、なかなか独特な雰囲気でした。
面談するエリアでは、公証人の方の机が3つ並んでいて、入れ替わり立ち代わり色々な方が相談されていました。相談者には司法書士っぽいような人もいれば、おじいちゃんで信託がどうとか言っているような人もいました。
法律関係のことをする役所ということで、なかなか独特な雰囲気がありましたが、受付の方も、公証人の方も皆さん親切な感じがありました^^
まとめ
定款の事前確認も無事終わったので、次は電子定款の作成とオンライン申請です。
実は今この電子定款の作成にてこずっていて、どうなることやら・・・といった感じです笑
定款の事前確認はいい経験になりました！急ぎじゃなければ、メールなどでやるのもいいかなと思います。