前回は記帳する順番として未決済取引をまず記帳して、その後に現金や預金の動きを記帳するのが、経理的にも経営的にも効果的ですよーという話をしました。
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今日は上記考えのベースにある「残高は常に合わせておく」ということの重要性についてお話します。
残高を常に合わせておくというのは、現金や預金、売掛金や買掛金・未払金などの資産負債の残高金額を常に合わせておく、ということです。これら残高を常に正しい状態にしておくことで、経理の正確性は爆上がりします。
また、残高の内容を確認することで、ミスがあれば適時に修正できますし、未入金の債権や未払の債務があればその対応も適時にフォローが出来ます。
以下、私が残高の内容をチェックするときによく見ているポイントをお伝えします。
- 預金残高が合っているか
- 売掛金で期日を超えて未入金となっている債権はないか
- 買掛金・未払金で期日を超えて未払いとなっている債務はないか
- 相手先は合っているか
- 預り金（源泉税など）で払うべきものはちゃんと払っているか
- 銀行借入金の残高は合っているか
- 役員貸付金・借入金の残高の把握（正確性というより資金繰り等の観点から）
- 決算修正などの必要な仕訳は計上されているか
- 内容不明な残高はないか
上記のようなポイントを月末などの段階で確認しておけば経理としてはバッチリです。
記帳を日頃から行うのは面倒ですが、決算前にチェックしても数か月前のことで分からなくなっていたり、分かったとしても「時すでに遅し」ということにもなりかねません。決算前にチェックするならまだマシですが、決算後にチェックしてももう挽回する時間はない可能性も高いです。
よく家をきれいに保つコツとして、小まめに掃除をすることが挙げられていますが、記帳も全く同じです。まとめて記帳すると精神的にも手間的にもしんどく感じますが、日々小まめに記帳しておくことで、帳簿もきれいな状態を保つことが出来、記帳作業の手間も感じにくいでしょう。記帳作業もある意味ではルーティン作業として行っていくことをオススメします。
以上、残高は常に合わせておくことが、記帳を正しく行うコツですよーという話でした。参考になりましたら幸いです。