新規の取引先との仕事や、新たな業務・プロジェクトに取り組む際には、初めに関係者で顔合わせMTGをすることをオススメします。なぜなら、それをすることで、その後の業務を円滑に進めることが出来るから。
まだ面識がない方と一緒に仕事をするのは不安ですし、顔合わせのついでに、軽くその業務の全体像やスケジュール感を共有しておくことで、関係者間で共通認識を持つことが出来ます。
業務を顔合わせMTGから始めるメリット
相手の顔や雰囲気を知ることで安心する
すでに継続した取引関係にある方や気心の知れた同僚であれば、阿吽の呼吸とメール・電話ぐらいで特に問題ないと思いますが、面識のない方と何日も、何週間も面識のないままで一緒に仕事をするのは結構不安だと思います。
電話があればまだマシですが、特にメールだとニュアンスやトーンが伝わりづらいので、面識がない方でメールのやり取りだけだと、細かいニュアンスを理解したり、伝えるだけでも一苦労です。それで、もし相手にちゃんと伝わりきらずに、何かミスがあれば、もう最悪ですよね・・・。
そのようなミスコミュニケーションをしないためにも、面識のない方とある程度の期間一緒に仕事をする場合には、最初に顔合わせのMTGとするとよいでしょう。いっそ雑談だけでもいいと思います。お互いに笑顔で「宜しくお願い致します」と言うだけで、お互いに安心してその後の業務を進めることが出来ます。
ちなみに、MTGはZoomなどのオンライン面談が手軽に出来るのでオススメです。移動時間もかかりませんし、いざという時には資料の画面投影も出来て便利なので。
業務の全体像やスケジュール感の共通認識を持つことが出来る
最初のMTGで顔合わせをするだけでもそのメリットは大きいと思いますが、どうせならついでにその業務の全体像やスケジュール感も参加者間で共有しておくと、その後の業務もスムーズに進めることが出来るでしょう。
業務を進める上で、それぞれの段階で行う作業はいずれも重要ですが、業務の全体像（目的・役割分担・注意点など）やスケジュール感（いつまでに終わらせる必要があるかなど）を各自が理解しておくことはもっと重要かなと個人的には思います。
そもそもの前提やゴール設定を見誤ると、すべてが台無しになりかねないので、顔合わせのMTG時に、ついでに関係者みんなで業務の全体像やスケジュール感の共通認識を持っておくとよいでしょう。
気になることを最初に解消することが出来る
もし、顔合わせと業務の全体像などの確認をしてもまだ時間があるのであれば、各自が業務を進めるにあたって、気になっていることや聞きたいことをそのMTGの場で解消しておくと効率的です。
業務が始まった後でももちろん問題はありませんが、その場合は個別に電話やメールをする手間がかかり、お互いに時間が取られてしまうので、質問があれば最初に解消しておくのが手っ取り早いです。結果的に、最初のMTGの段階で各自の気になっていることや不明点が解消できれば、その後の業務は後はもう粛々と進めるだけです。
なお、最初のMTGで個別の業務の話をするためには、事前に業務の全体像やポイントを整理しておく必要がありますので、その事前準備も出来るだけしておくと良いかなと思います！
まとめ
以上、業務やプロジェクトの始まりは顔合わせのMTGから始めると、業務が円滑に進みますよ、というお話でした。
それにしても、コロナ禍となってからは、ZoomなどのオンラインMTGが浸透して便利になったもんだなと思います。以前は遠隔会議といえば、電話会議がせいぜいでオンラインで相手の顔を見ながら会議をやるというのは結構ハードルが高かったように思います。
オンライン会議の浸透で、MTGや打ち合わせをするハードルも下がったので、特に面識のない方と一緒にお仕事をする際には、最初に軽くオンラインMTGをすることをオススメします^^