私の顧問先では現状ほぼfreeeで記帳しているので、多くのお客様で銀行やクレジットカードなどと連携させているのですが、今年1年間色々業務を進めた中で、金融機関との連携作業はお客さん任せにするのではなく、一緒に画面を見ながらやるのが良いなと思いました。
というのも、やり方を説明して後は「お手すきの際にお願いします」という流れだと、その時はスムーズなのですが、実際の連携時に色々とエラーが出た時にその対処が放置されがちで、結果的には私の方での追加作業が発生する場合が多かったです。打ち合わせから時間も経過しているので、私の記憶もあいまいになっている部分もあり、その点でも作業効率が悪く感じました。
この連携作業は一つ一つの作業はそこまで難しいわけではないのですが、エラーの出方や表示のされ方が金融機関によって微妙に変わってくるので、クラウド会計を使い慣れていない方であれば、その対処をするのも一苦労です。その時にもし自分がそばについていれば、すぐにその場で対処が出来るので、通しで見ればその方が効率的かなと。
よくあるミスや要改善となる事項が以下の通りです。
- PW入力がエラーとなり放置されたまま。
- 追加の質問などの二段階認証が入力(設定)されずにエラーが出る。
- 実は自動同期が出来ずに手動同期しか使えなかった。（連携の方針を再考する必要あり）
- 間違えた追加した口座が放置されたまま。（使わないなら削除する。紛らわしいので）
- 同じ金融機関が追加された場合の口座名は変えた方が良い。（何用なのかなど。カードの場合は決済銀行も確認しておかないと引き落とし時に困る）
利用している金融機関が多い場合には、上記のようなエラーが複数出てきて、後々かなり苦労することになります。それなら最初からZoom会議などで画面をつないだまま一緒に1時間～2時間かけて設定をした方がお互いに楽だと思われます。
今年は上記のような苦労を結構したので、来年はこの反省を活かして、最初のスタート時のクラウド会計の設定は基本的にはお客さんと一緒にやろうかなと思います！