freeeやMFなどのクラウド会計を使っているのに、放置している方をたまに見かけます。クラウド会計ではデータ連携などをすることにより、リアルタイムで記帳をすることが可能なので、せっかくクラウド会計を使っているのであれば、定期的に記帳されることをオススメします。
リアルタイムという観点以外でも、定期的に記帳した方がいいという理由が他にもあるので、本記事ではその辺の話をしようと思います。
クラウド会計を使う場合に定期的な記帳を進める理由
定期的に同期エラーが発生する
クラウド会計でネットバンキングやクレジットカードなどと同期設定をしている場合、各金融機関側からのシステム的な要請で再認証が求められることがあります。その時に、再認証の手続きをせずに放置していると、同期エラーが発生したままとなり、その間、利用データはクラウド会計に同期されないことになります。
また、各金融機関とのデータ連携では、データ取得期間に期間的な制限が設定されている場合もあるため、同期エラーのまま放置していると、最終的には一部期間の利用データを同期により取得することが出来なくなってしまうのです。
【例】freeeやMFでの同期エラー画面↓
利用料金は毎月発生している
クラウド会計は、基本的には日々利用することを想定しているため、月額利用料という形で毎月料金負担があります。年払いにすることも出来ますが、それも結局は毎月利用する分の料金が含まれているので、毎月料金負担があるのと変わりません。
日々利用していないのに毎月お金を払うのはさすがにもったいないと思うので、もし日々利用しないのであれば、クラウド会計ではなく、PCにインストールするタイプの買い切り型や、確定申告直前にクラウド会計の利用を開始するなどして、会計ソフトの利用料を節約されることをオススメします！
リアルタイム記帳がクラウド会計の醍醐味
クラウド会計のメリットとしては、経理業務の効率化というのももちろんありますが、それに加えて、リアルタイム記帳により業績を素早く把握して、経営に役立てるというのがあります。
せっかくリアルタイム記帳ができる環境にあるのに、それをしないのであれば、クラウド会計のメリットを最大限享受できているとは言えません。
なので、クラウド会計を使っているのであれば、リアルタイムとまではいかないものの、せめて月次決算をするなどして、定期な記帳をされることをオススメします！そうしないのであれば、もっと安価な会計ソフトを使うというのもありだと思います。
まとめ
新規のお客様と面談などをしていると、クラウド会計を導入したのはいいものの、手に負えなくなって放置してしまっているケースがたまに見られます。まだ挽回できるタイミングであればまだよいですが、何か月も放置してしまっていると、後々もっと面倒な作業が必要になる場合もあります・・・
そうならないようにするためにも、クラウド会計を使う場合には定期的に記帳されることをオススメします^^