融資や補助金の申請をするときは、事業計画書や自社の事業内容などに関する説明資料が必要になります。規模の大きな案件であれば、それなりの事業計画書が必要になり、規模が小さければA3サイズ1枚ぐらいの説明資料で済む場合もあります。
説明資料を作る際には、数字や内容が大切なのはもちろんですが、語尾の表現も大切な要素の一つです。そして、語尾の表現としては、「です・ます調」よりも、「である調」「体言止め」「用語止め」の方がオススメです！その理由について、本記事で詳しく解説します！
「です・ます調」よりも「である調」「体言止め」「用語止め」で！
「です・ます調」は文章が冗長になる
「私は～です」「当社は～をしています」という感じの表現だと、どこか話し口調のような感じで、文章で表現する資料としては、読み手に冗長な印象を与えてしまいます。
丁寧さは感じるのですが、融資や補助金の審査においては、丁寧さよりも、ポイントや大事な部分を簡潔に伝える方ことの方が大事です。なぜなら、審査担当者は膨大な数の資料をチェックするので、最初から最後まで丁寧に文章を読んでいる暇も余裕もありません。なので、伝えたいポイントはシンプルな表現にすることで、読み手も理解しやすくなり、読み手に与えるストレスも小さくなるのです。
人が作った文章を読むというのは、意外とストレスを感じるので、特に印象が大事な融資や補助金申請のための文章としては、「です・ます調」よりも、次で説明する語尾にすることをオススメします！
「である調」「体言止め」「用語止め」の方が読みやすい
「当社は～をしている」「当社の強みは～である」といった感じにすることで、文章が簡潔になり、読みやすくなります。また、文章が書き物的な表現になることで、読み手にしっかりした会社という印象を持ってもらいやすくなります。
他にも、「体言止め」や「用語止め」も語尾の表現としてはオススメです。例えば、「～を達成」「～を予定」といった体言止めや、「～を狙う」「～を目指す」といった用語止めです。体言止めや用語止めは箇条書きにもマッチしているので、箇条書きも合わせて活用することで、さらに読み手にポイントを理解してもらいやすくなります。
「たかが文章表現でしょ？」「口頭で補足すればよくない？」と思う方もいるかもしれませんが、審査担当者の印象というのはとても大事ですし、後で面談があるとしても、まずは書類審査が基本です。なので、まずは書類のクオリティを上げて、読み手が読みやすく、かつ理解しやすい資料にすることが大事なのです。
まとめ
たかが文章、されど文章です。どのような表現にするかで読み手の印象は随分変わります。
事業計画書や説明資料を作る際には、「である調」や「体言止め」、「用語止め」などを意識して、簡潔で読みやすい文章にすることをオススメします！