税理士業をしていると、お客さんとの資料のやり取りが多く発生します。そのためのツールとして、私はクラウトストレージであるグーグルの共有フォルダを使っているのですが、これが非常に便利でお客さんも使い勝手は良さそうなので、重宝しています。
こうしたクラウドストレージをクライアントと共有するのは、税理士業に限らずだと思うので、Googleドライブの共有フォルダの良い点や使い心地なんかについて話そうと思います！
Googleドライブの共有フォルダが資料のやり取りで便利
使い方は、フォルダ作成→メンバー追加するだけ
使い方はとっても簡単です。
共有ドライブ内で、任意の名前でフォルダを作成して、招待したい人のメールアドレスを追加するだけ。これだけで、ネット上に共有フォルダを作ることが出来ます。
共有フォルダでは、お互いの好きなファイルを自由に格納・編集・削除ができます。例えば、私の場合は日々クラウド会計で記帳する際の、取引内容の確認をするためのExcelファイルを入れて、お客さんに内容を記入してもらったりしています。
確定申告時期には、データで資料提出したい方は共有フォルダに格納してもらったりもしています。
使い方も簡単なので、私のお客さん達も自由に使っていただいている感じです。
共有フォルダで同じ情報を共有できるのが好き
共有フォルダのメリットは、なんといっても同じ情報を共有出来ることですね。
税務顧問業も自分とお客さんとのチームプレーのようなものなので、情報共有や連携はとても大事になってきます。重要な資料や各種連絡事項など同じ情報を共有しているので、行き違いなどがなく、業務もスムーズに進めることが出来ます。
また、クラウドストレージなので、ネットに繋がっていれば、どこでもアクセス可能で、自分の好きなタイミングでアクセスできるので、お互いの作業効率も上がりますよね。
クラウドストレージとしては、他にもワンドライブやファイルボックスなどありますが、個人的にはGoogleドライブが操作方法も直感的かつシンプルで分かりやすいので好きです。
Googleアカウントが紐づいたメールアドレスが必要
ただし、1点注意点があるとすれば、招待を受ける人がGoogleアカウントに紐づけられたメールアドレスを持っている必要があるという点です。
共有フォルダへの招待は、「gmai.com」のドメインや、独自ドメインでGoogleアカウントを取得しているメールアドレスじゃないと出来ないのです。
とはいっても、大抵の方はGoogleアカウントを持っていると思うので、そこまで問題にはなりませんが、持っていない方の場合は別途対応が必要になりますね。
まとめ
チームで作業を進めている方や、クライアントと資料のやり取りが多い方などは、クラウドストレージを使うととても便利だと思います。中でもGoogleドライブは使いやすいのでオススメです！