「議事録やメモを取る」というのは、仕事をする上で大切なことだと思います。お客さんと面談した後の議事録、先輩や上司からアドバイスしてもらったときのメモなど。
聞いてすぐは覚えていても、時間がたてばすぐ忘れるのが人間というものです。でも仕事をするときに大事なタスクを忘れては大変なので、誰かと商談や面談、MTGなどをしたときは必ず議事録やメモを取ることをオススメします。
それはある種習慣のように行うべきことだと思うのです。今日はそんな話です。
なぜ議事録やメモを取る必要があるのか？
タスクを正確にこなすため
議事録やメモを取る必要性として、一つに「タスクを正確にこなすため」というのがあります。
冒頭にも書いたように、口頭で話した内容はすぐに忘れるので、後々すべきことをなんとなくで覚えていると、後でそれを対応する際に、正しく対応できない恐れがあります。
例えば、お客さんからの要望とは違う方法で対応してしまったり、期限を間違えていたりなど、タスクは正確に理解・把握していないと、それは仕事をこなす上で結構リスキーなことかなと思います。
タスクを忘れないため
議事録やメモを取る必要性として、「タスクを忘れないため」というのもあります。
タスクの正確性を期すことも大事ですが、そもそもそのタスクを忘れていたら最悪です。誰かに気付いてもらって挽回できればまだましですが、期限を過ぎて取り返しのつかないような状態になってしまうと、目も当てられません。
そうならないためにも、自分が対応するべきタスクは、議事録やメモにとって、自分が忘れないような工夫が必要なわけです。
重要な情報を忘れないため
また、議事録やメモを取る必要性として、「重要な情報を忘れないため」というのもあります。
これは、自分が対応するべきタスクやその内容とは別に、今後もその仕事をする上で大事になってくるような情報のことです。
例えば、新規のお客様と面談した際には、お客様の事業内容やこれまでの経歴、プライベートの情報など、今後も理解・把握しておくべき情報が盛りだくさんです。
そういった大事な情報は、ちゃんと議事録やメモに残しておいて、仕事をしていく中でいつでも参照できるような状態にしておくことが理想です。そうすることで、品質の高い仕事をすることが出来て、顧客満足度を高めることが出来るかなと思います。
まとめ
私は、会社員時代からよく議事録やメモを取ってきました。議事録やメモを作るのって、結構めんどくさいですが、毎回ちゃんと残しておくことで、後々自分が助けられるようなケースもあります。
そういうこともあって、個人的には「議事録やメモを取る」というのは、仕事をする上での基本動作の一つになるぐらい大切なことかなと思います。