出張が多い方であれば旅費規程を上手く使うことで節税できます。
旅費規程には「国内旅費規程」と「海外旅費規程」があり、本記事では海外旅費規程のほうの解説になります。
海外旅費規程の基本的な使い方は国内と同じですが、海外という特殊事情から国内よりも少しルールが細かくなっています。国内旅費規程の使い方は下記記事で説明しているので興味がある方はこちらをご覧ください。
海外旅費規程の基本的な使い方
【前提】節税になる仕組み
海外旅費規程で節税するとはどういう意味か。
それは、出張手当や宿泊費（ホテル代）の実費との差額が支給された個人側で非課税となり、無税でお金が手元に残るということです。なぜ個人側で無税になるのかというと、税務上のルールでは「『その渡航のため通常必要と認められる部分の金額』であれば会社の経費となり、支給された人に対する給与課税もしなくてよい」ということになっているからです。旅行期間中には様々な出費が想定されるため、出張手当等の支給はその実費弁償であるというのが本ルールの趣旨になります。
例えば出張手当1万円をAさんに支給すると、会社は1万円を旅費交通費として経費計上するとともに、Aさんに1万円を渡します。Aさんは支給された1万円に対して所得税や住民税はかかりません。つまり支給された1万円がそのまま手元に残るわけです。
宿泊費の場合は、例えば宿泊費として定額2万円をBさんに支給し、実際にかかった額が1万5千円だとすると、会社は2万円を経費計上するとともにBさんに2万円を渡します。Bさんは2万円をもらい実際に払った額が1万5千円なので5千円の得をしています。この得をした5千円に対しては所得税や住民税はかかりません。この差額5千円がそのまま手元に残ります。
節税になる仕組みは上記の通りとなるため、海外出張が増えれば増えるだけ節税となる金額も増えることになります。
交通費＝実費、宿泊費・出張手当・支度金＝定額で支給
海外旅費規程では、一般的に交通費・宿泊費・出張手当・支度金などを旅費として定義します。
先にも述べた通り、会社での経費計上・本人に給与課税とならない範囲は「その渡航のため通常必要と認められる部分の金額」なので、支給方法や支給額はこれに反しないようにする必要があります。
それぞれの項目で実費精算とするか、定額支給とするかの決まりはありませんが、個人的にオススメなのは以下のような区別です。
- 交通費＝実費支給。経路から通常必要な金額は明らかなため定額支給はなじまない。
- 宿泊費・出張手当・支度金＝定額支給。通常必要な金額は出張内容で異なるため、一定の基準で定めた金額での定額支給が可能。
宿泊費等を実費精算にすることももちろん可能ですが、それだと経費精算が煩雑になりますし、節税にもなりません。
旅費規程を作成→支給・経理
海外旅費規程を使うためには、規定を作成して、あとは出張の発生に伴い出張手当等の旅費を支給・経理するだけでOKです。必須ではないですが、株主総会決議で規程の導入を決議した旨の議事録を作っておくと、いつから適用しているのかがわかりやすくなるのでお勧めです。
海外旅費規程はネットで検索すればサンプルが出てくると思うので、それを参考にするか、顧問税理士等に相談すればサンプルを提供してくれると思われます。
もちろん自社で独自に作ってもOKです。ただし、規定を作る際には税務上のルールから逸脱しないように注意しましょう。
海外旅費規程を使う時の注意点
定額支給の金額が高すぎると給与課税（役員は損金不算入）
定額支給の金額が高すぎると支給した人への給与と認定されてしまうので注意しましょう。
役員の場合は臨時の給与、つまり事前確定届出給与扱いとなります。当然この認定された額を事前に届け出ることは不可能なので、結果的に会社の経費にもできず（法人税等課税）、本人は課税となり（所得税課税）、おまけに源泉所得税の納付漏れとして、トリプルパンチを食らいます。
そのため、定額支給の金額は世間一般の相場からかけ離れないように注意が必要です。相場よりも高くする場合には、その高くした根拠を残しておきましょう。
プライベートを兼ねる・同伴者がいる時は実態で判断
プライベート旅行を兼ねる場合、同伴者がいる場合にも注意が必要です。
基本的に海外旅費で経費にできるのは業務に必要な場合でかつその金額が必要な金額と認められる場合のみです。
つまり、プライベート部分は業務には必要ではないし、同伴者も業務に必要でないならば、その部分は経費にすることはできません。経費から否認された場合には、出張に行った人（≠同伴者）に対する給与扱いとなり、上記「定額支給の金額が高すぎる」場合と同じ扱いになりますので注意ましょう。
ただ、海外旅費の場合には、旅行期間が長期となったり、外国語が必要な環境となるなど、国内とは事情が異なるため、国内旅費よりも細かいルールがあります。基本的な考え方は「実態判断で」ということになりますが、該当する場合にはこれらルールを確認されることをお勧めします。
まとめ
以上、海外旅費規程の使い方及び注意点についてでした。
海外出張がある方は海外旅費規程を上手く使うことで節税できるので、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。