一人税理士として仕事をする場合、営業から申告書の作成まで自分一人でしなければならないのはもちろんですが、郵送などの事務手続きも自分でやる必要があります。
しかし、事務手続きに時間をかけていては仕事が回らないので、郵送などの事務手続きは極力省力化すべきです。そこで、今日は郵便関係であると便利な封筒や備品などを、私の実体験とともにご紹介します。
封筒は窓枠とテープ付きを選ぶ
封筒で送る際は窓枠付きとテープ付きを選んでおくと作業が楽になります。
請求書など3つ折りにしても問題ないやつは、上記のような窓枠付きの横長封筒を選びます。
窓枠があることで、送付状左上に記載した宛先がそのまま見えるので、封筒に宛先を書く必要がありません。
横長封筒でもA4を折らずに入れられる封筒でも同じですが、封入するのにわざわざ糊付けするのは手間なので、糊付けテープが張ってある封筒を選びましょう。
窓枠付きやテープ付きは少しだけ高くなりますが、作業の効率性を考えるとこちらの方がオススメです。
レターパックを活用する
ファイルを送る場合や書類の枚数が多い場合は、レターパックを活用すると楽です。
レターパックは購入時に切手相当額を払っている形になるので、切手を貼る必要がありません。また封入条件も結構融通が利くので、サクッと送ってしまいたいときはかなり重宝します。
普通郵便で送るよりも少し高くなると思いますが、切手料金の確認や貼り付けが不要で、色々な書類を纏めて送付することもできるので、作業的にはかなり楽になります。
レターパックは簡単なので、お客さんから証憑を送ってもらう際などにも私はおススメしています。
送り主の情報はスタンプで
レターパックにしても、普通の封筒にしても、送り主の住所などを記載する必要がありますが、毎回手書きするのは面倒です。
そのため、予め住所や代表者の氏名などを記載した住所印を作っておくとかなり楽になります。シャチハタ印みたいに、ワンタッチできれいに印字できます。
私は印鑑の匠ドットコムさんで4,000円ぐらいで作成しました。
切手料金の計り
普通郵便で送る場合には、切手料金の確認が必要になります。もちろん郵便局に持ち込んでもいいですが、わざわざ郵便局に行くのはかなりのタイムロスになります。
そのため、出来れば予め切手を購入しておいて、必要料金分を貼ってポスト投函するのが時間的には効率的です。しかし、切手料金は重さで変わってくるので、切手料金の確認が必要になります。
そこで、下記のような切手料金を確認するための専用の計りがあるので、これを購入しておくとかなり便利です。これで正確に測れば、切手を無駄に使いすぎたり、ケチって後で足らなくなったりすることもなくなります。
私は最寄りのヨドバシカメラの文房具店で買いました。上記はアマゾンで検索した商品画像ですが、たぶん買ったのはこれだと思います。
郵便物を載せるだけで、定形／定形外、規格内／規格外の料金が一目で分かります。また、コンパクトなので場所も取りません。
出来るだけデータでやり取りする
ここまで、郵便事務を便利にするためのアイテムやコツについて紹介しましたが、そもそも論でいうと、紙ではなくデータでやり取りすると郵便事務は発生しません。
なので、データでやり取りしても問題ないなら、データでやり取りしましょう。
とはいえ、ここはお客さんの要望次第だと思いますので、クライアントファーストで紙かデータかを選択しましょう。
まとめ
一人税理士の場合、すべてを自分一人で対応しないといけないので、作業は効率的に行う必要があります。とはいえ、重要な書類をクライアントに郵送するのも大事な業務です。
そのため、レターパックや住所スタンプなどの便利アイテムを活用して、郵便事務は出来るだけ効率化して作業するとよいでしょう。