レシートや請求書の整理ってめんどくさいですよね。。。財布とかに入れているとだんだんパンパンになってきて、それを見るだけでプチストレスを感じます。。
でも、事業者なら所得税・法人税・消費税でレシート等の保存義務もあるので、ちゃんと対応しましょうね。記帳やレシート等の整理はお金を生まない間接業務ですが、こうした管理業務も事業者としては大事なことかなって思います。
取引関係書類の保存は事業者としての基礎
電子帳簿保存法やインボイス制度により、取引関係書類の保存義務や保存方法が色々と複雑になってきていますが、そういうのは一旦置いておいても、取引関係書類の保存というのはとても大事なことです。
そもそも、金額や計上時期、経費性などの根拠として、取引関係書類は保存すべきです。それがないと税務署のチェックが入った時も証明出来ません。
また、取引先とトラブルになった時の証拠書類として、取引関係書類はちゃんと控えておくべきです。それがないと、こちらが不利になる可能性があります。
さらに、自社の経営管理や業績管理としても、取引関係書類は大事な書類なので、そういった書類は大事に保管・整理すべきです。
業務効率化とは相反する側面もありますが、取引関係書類の保管・整理もちゃんと対応していくべきだと思うのです。そう考えれば、めんどくさくてもしょうがいないかなって感じですね。（効率化出来る部分は効率化しましょう）
オススメの保存方法はファイリング
レシート等の保存方法については、以前にも書いたことがあります↓
私は今も上記で書いた方法とほぼ同じようなやり方で整理していて、やっぱり取引関係書類の保存方法としてはファイリングをオススメします！
1年もたてば、取引関係書類は売上から経費までとても多くなるので、それらをクリアファイルや封筒などに入れていると、バラバラになりかねません。たぶんすぐ探すのも容易ではないと思います。
改めて、私の書類保存方法の流れはこんな感じです↓
私の財布は小さめなので、すぐにパンパンになります。でも、そのおかげで2週間に1回ぐらいではレシート類を整理することになるので、ある意味ちょうどいいかもしれません。あまりに昔のレシートだと内容覚えていませんからね。
ファイリングの方法としては、白紙のコピー用紙にテープ糊で上部1か所を貼るだけ。この時のポイントは下記。
- 日付順に貼る。ざっくりでOK。（後で見つけやすくするため）
- 重ね貼りはしない。（重ね貼りするとめくる作業が無駄）
- 未記帳の取引があればこの時に記帳しておく。（freee非連携口座からの支払い）
- 長すぎるレシートはカットする。（ポイントやキャンペーンとか）
- レシート以外の請求書などは都度ファイリング（来たらすぐやる。忘れないうちに）
基本的に経費は事業用口座や事業用カードを使っているので、記帳が漏れることはありません。ただ、中にはfreeeに連携させていない口座からの支払い（現金やsuicaなど）もあるので、そういった取引で未記帳のもがあれば、この時に記帳します。
とはいえ、私の場合は、そういった支出をしたときはすぐに記帳するようにしているので、基本そういうのはありません。でも稀にそういうこともあるので、貼るときに一応チェックします。なんでこんなことをするのかというと、確定申告時期にさかのぼって記帳するのが大変だからです。どんな目的で使ったのかも覚えていないこともありますしね。
まとめ
証憑の整理はめんどくさいですが、定期的に作業していけばそこまで苦ではありません。
こうした事務作業もビジネスをしていく上では大事なことなので、ちゃんとやることをオススメします！